+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Главная > Курсы > Номенклатура дел перечень

Номенклатура дел перечень

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Номенклатура дел перечень

Номенклатура дел—это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела схема классификации , указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного до 10 лет включительно хранения. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

1. Общие положения

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заполнить табличную часть номенклатуры дел - Елена Пономарева

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, — месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура — документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации — от составления до утверждения на следующий год. Номенклатура дел — это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года — с указанием их количества.

Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации — источники комплектования государственных муниципальных архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна. Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?

А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения — это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов. При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами первый носит нормативный характер, второй — рекомендательный :. Правила делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных муниципальных архивов, и те, которые таковыми не являются.

Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже Таблица 1. Она едина для всех организаций Таблица 2. Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:. Несмотря на то, что по Правилам и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь.

Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе хоть и неверно , но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения. Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные лист ы.

Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве.

Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет. Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых — индекс подразделения по номенклатуре, вторая — порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры.

Например, , где 03 является индексом подразделения, а 15 — номером дела см. Примеры 2—5. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе. Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел. Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации.

Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности. Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений.

Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению Таблица 3. При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или и буквенные обозначения. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству.

Это, например:. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях. Наконец, сроки хранения документов как правило, узкоспециальных могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях. Так, например, Федеральный закон от А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда правила безопасности при эксплуатации электроустановок утверждены постановлением Минтруда России от Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов.

Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации Пример 2.

Если нет комиссии — приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа. Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:. Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией ЭПК архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных муниципальных архивов.

Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел. Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов.

К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД. Номенклатура дел утверждается первым лицом организации — генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры. Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы.

Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел см. Пример 3. Она подписывается начальником подразделения. В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года.

Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение. Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же — большая ошибка.

Даже если состав дел организации за это время не поменялся что очень маловероятно , учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным. Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел.

Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения см.

Пример 4. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел. Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример — судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения.

Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:.

Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения — это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более листов. Источник этой информации — опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных муниципальных архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка.

Купить систему Заказать демоверсию. Номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел - систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроком их хранения. Проект номенклатуры дел подготавливается структурным подразделением, а согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления. Индивидуальные номенклатуры дел разрабатываются конкретной организацией на основе типовых и примерных номенклатур, а в случае их отсутствия — самостоятельно. Формуляр номенклатуры дел должен соблюдаться в любой организации независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности. Формуляр номенклатуры имеет унифицированную форму. В случае неоднократного обращения — 5 л.

Номенклатура дел от А до Я

Законы и иные нормативные правовые акты указы, постановления , распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты:. Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных нормативных правовых актов; документы справки, доклады, заключения, предложения по их разработке:. Регистры нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; муниципальных нормативных правовых актов; документы по их ведению. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения регистров, передаются на постоянное хранение после завершения ведения. Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы докладные записки, заключения, справки по их разработке.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, — месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура — документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации — от составления до утверждения на следующий год.

Кроме того, номенклатура дел: Существует три вида номенклатуры дел: Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Устанавливаются три вида номенклатуры дел: Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов. Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер. Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Номенклатура дел

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. В связи с этим возникли разногласия.

.

.

ганизации должна существовать номенклатура дел, под которой мы понимаем систематизированный перечень наименований заводимых дел и​.

Номенклатура дел в учебном заведении спо

.

Номенклатура дел для новичка

.

Номенклатура дел скачать

.

.

.

.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. predofceaba1978

    Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, которые образуются в делопроизводстве предприятия и является основой.

© 2020 puls-clinic.ru